Archiwum jako dział strategiczny
W związku z ustawą o ochronie danych osobowych oraz wymogiem zabezpieczenia informacji niejawnej, niszczenie dokumentacji powinno odbywać się zgodnie z wymogami stosownychrozporządzeń. Zajmują się tym profesjonalne podmioty komercyjne, których podstawowym zadaniem jest archiwizacja. Dbałość o dokumentację i poprawne archiwizowanie i przechowywanie dokumentów to obowiązek każdej instytucji. W przypadku niewielkich firm zajmują się tym przeważnie biura obsługi prawno finansowej. Większe przedsiębiorstwa oraz instytucje takie jak szpitale, dla których archiwizacja dokumentów jest koniecznością muszą zwrócić się do wyspecjalizowanych w tego typu działalności firm. Archiwizacja dokumentów stanowi ogromne ułatwianie w korzystaniu z archiwum lub po prostu owo korzystanie umożliwia. Jest to niezbędne ułatwienie, poprawiające poziom funkcjonowania każdej instytucji.
W skład wewnętrznej organizacji dużej liczby instytucji publicznych, które posiadają akces do informacji niejawnych, znajduje się kancelaria tajna. Jest ona ustanawiana na podstawie wewnętrznych rozporządzeń Ministra Spraw Wewnętrznych. Szczególnie kluczowe jest tu wywiązanie sięz wszystkich procedur, gdyż świadczy ono o jakości pracy kancelarii i stopniu zabezpieczenia dokumentów. Wszyscy pracownicy podlegają obligatoryjnemu przeszkoleniu, pracują także pod superwizją i podlegają regularnej ocenie przełożonych. Konstrukcja kancelarii tajnej także uregulowana jest stosownym rozporządzeniem. Priorytetem wszystkich podejmowanych akcji jest zapewnienie bezpieczeństwa dokumentów. Archiwizacja jest tu realizowana tylko przez sprofesjonalizowane podmioty, posiadające wszystkie wymagane zaświadczenia. Praca wymaga specjalnych pozwoleń na dostęp do tajemnic państwowych. Wymaga specyficznych predyspozycji osobowościowych.
Gdy sekretariat firmy zaczyna wyglądać na zagłębie teczek, to niechybny sygnał, że zalecana jest archiwizacja dokumentów. Kilka wyspecjalizowanych firm w regionie, które zdobywają przetargi także na kompleksową obsługę jednostek samorządu terytorialnego, weźmie także pod swoją pieczę dokumenty firm komercyjnych. Zasadniczo oferowana usługa ma dwie formy: porządkowanie dokumentacji może odbywać się na miejscu i wtedy połączone jest z krótkim przeszkoleniem wskazanych pracowników na temat, jak w efektywny sposób korzystać z nowo utworzonego archiwum. Drugi sposób to
przechowywanie dokumentów w specjalnie do tego celu powstałym magazynie firmy archiwizującej, która zarejestrowanym użytkownikom udostępnia on line system wypożyczania. Wystarczy, gdy odpowiedni pracownik administracyjny wyśle prośbę o konkretny dokument, z podaniem jego sygnatury, za pośrednictwem poczty elektronicznej.
Nawet niewielkie firmy, nie mówiąc o wieloodziałowych instytucjach państwowych, w procesielat działalności generują spore ilości różnego rodzaju dokumentów: akt itp., które często są jeszczepowielane kilkukrotnie, w związku z czym z czasem ilość akumulowanego papieru w firmie może zakłócić jego sprawne funkcjonowanie. Z czasem też szybkie odnalezienie konkretnegodokumentu czy umowy staje się skomplikowane. Kompleksowa usługa związana z porządkowaniem, ewidencjonowaniem, utrzymaniem i niszczeniem dokumentów to archiwizacja. Odbiorcami usług archiwizacyjnych, oprócz dużych archiwów państwowych, są głównie instytucje publiczne, takie jak sądy, biblioteki czy przychodnie i szpitale oraz duże i średnie firmy prywatne. Zarówno przechowywanie dokumentów, jaki i ich niszczenie winno być dokonane w sposób staranny, z dopełnieniem procedur, aby zapobiec ewentualnemu wyciekowi poufnych informacji, co mogło by wpłynąć negatywnie na wizerunek firmy i zagrozić bezpieczeństwu informacji. Niszczenie dokumentów pozwala na wieczyste utajnienie informacji w nich zawartych, zgodnie z normą DIN32757 , nawet do piątej klasy tajności.